Planejamento Estratégico: O aprimoramento da gestão
A importância de uma boa gestão para o progresso das instituições sem fins lucrativos do Terceiro Setor é um fator inquestionável e, por esse motivo, é essencial que as entidades estejam sempre buscando aprimorá-la. O primeiro passo para conseguir esse feito é estabelecer um planejamento estratégico, que nada mais é do que uma forma de avaliação minuciosa sobre o papel da organização no cenário atual e também algo que visa estabelecer quais são os planos futuros da entidade em um período de cinco a dez anos.
Através de um planejamento estratégico sério, as entidades conseguem estabelecer a direção pela qual devem seguir, baseando-se em suas principais metas e prioridades. E ao contrário do que muitos possam imaginar, ter um plano já estabelecido é capaz de dar mais foco e objetividade a organização, além de ser um fator determinante durante as tomadas de decisão e também no monitoramento do progresso e dos resultados já obtidos. E o mais importante, com o planejamento, é possível antecipar e até mesmo evitar problemas, o que acaba fazendo com que as entidades sem fins lucrativos que planejam, se saiam melhor do que as que não o fazem.
Para colocar em prática esse tipo de planejamento de um modo eficiente, o método mais democrático consiste na criação de um comitê de planejamento estratégico, que poderá ser composto por cerca de cinco membros da diretoria e da equipe de funcionários da entidade. Entre as principais tarefas desse grupo estão tomar decisões sobre as abordagens que serão adotadas pela entidade, identificar as maiores dúvidas e também desenvolver um plano de trabalho que inclua as responsabilidades e os cronogramas da instituição.
Cada instituição do Terceiro Setor possui a liberdade de adotar abordagens distintas em relação ao seu planejamento estratégico. Enquanto algumas optam por passar meses coletando opiniões de todas as partes envolvidas e interessadas, incluindo dos membros da diretoria, da equipe de funcionários, dos colaboradores, dos voluntários dos projetos, de entidades parceiras e outros, antes de iniciar a elaboração de seu plano estratégico, outras instituições preferem reunir a sua diretoria e equipe para uma reunião com duração de apenas um dia, onde já serão levantadas os projetos e as ideias que resultarão no planejamento estratégico.
Todavia, independente da abordagem escolhida, o processo de planejamento precisa conter as seguintes etapas:
1. Identificar quais são os principais problemas e analisar o panorama atual
O planejamento estratégico é uma oportunidade que a instituição possui para refletir melhor sobre a sua situação atual. Uma pergunta importante que deve ser feita pelos membros do comitê de planejamento é: Estamos prontos para dar um passo adiante e crescer? Caso a resposta seja afirmativa, é essencial analisar que tipo de crescimento é gerenciável e criar metas e objetivos pautados nessa questão. Em contrapartida, caso a instituição esteja vivendo um período difícil, no qual parte de seus colaboradores estão sendo perdidos, por exemplo, é necessário redirecionar os seus esforços principalmente para os projetos que sejam vitais para a entidade.
2. Fazer uma análise FFOA (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) da entidade
A chamada análise FFOA é a forma mais precisa de identificar e avaliar quais são os pontos fortes, os fracos, as oportunidades e as ameaças que influenciam diretamente no dia a dia da instituição. Por esse motivo, é importante realizar essa análise, que pode ser feita tanto através de reuniões entre os membros da diretoria, funcionários e voluntários, que são as pessoas que possuem maior conhecimento sobre a instituição, como também através de pesquisas e entrevistas que incluam uma gama ainda maior de indivíduos, como por exemplo os colaboradores e os beneficiados dos projetos.
3. Utilizar as informações descobertas através da análise FFOA para tomar decisões acerca das prioridades, metas e objetivos
Após ter realizado a análise FFOA, o comitê de planejamento já estará mais bem preparado para definir quais são metas mais relevantes e realistas de acordo com panorama da entidade.
Feito isso, basta que a diretoria da instituição permaneça fiel na execução do que foi estabelecido no planejamento estratégico para conseguir resultados positivos futuramente e permanecer melhorando de forma progressiva a gestão da organização sem fins lucrativos.