Como utilizar o orçamento em benefício das organizações sem fins lucrativos
Um componente-chave para a sustentabilidade financeira das entidades do terceiro setor é o orçamento detalhado e atualizado. Essa ferramenta de gestão de contabilidade traz um controle efetivo das despesas e dos recursos captados por meio de doadores, investidores, financiamentos e ações próprias de marketing.
A efetividade e a adequada gestão do orçamento devem ser compromissos da equipe de gestão financeira, responsável por realizar a revisão de relatórios financeiros e executar um planejamento antecipado de todos os gastos, investimentos e despesas fixas da entidade.
Quando uma organização trabalha sem um orçamento, ela acaba ficando à mercê de fatores externos e de imprevistos. Antecipar as projeções e previsões de arrecadação e despesas é uma forma de conduzir a entidade sem muitas surpresas desagradáveis e prejuízos.
Uma maneira de realizar esse plano de receitas e despesas é criando um orçamento com atualização anual. Essa atividade deve ser acompanhada e realizada por gestores, administradores e contadores das entidades sociais.
Uma vez aprovado o orçamento, ele deve servir como um tipo de guia para o desenvolvimento de todas as atividades financeiras dos meses subsequentes. Os orçamentos não devem ser rígidos porque a situação financeira da organização sem fins lucrativos pode mudar durante o ano.
O que é um orçamento?
O orçamento é um guia financeiro que pode ajudar no planejamento estratégico das entidades do terceiro setor. Ele serve para programar as despesas de acordo com a realidade financeira da entidade, bem como para avaliar a sua atual situação econômica.
É bastante comum que as organizações sintam a necessidade de rever periodicamente o orçamento ou compará-lo com o fluxo de caixa para determinar se as atividades estão dentro ou fora das estimativas esperadas para o período ou o ano em questão.
O orçamento é um documento que também pode ser solicitado em transações financeiras importantes para as organizações sem fins lucrativos, como financiamentos e análises de possíveis investidores quando eles estão considerando fazer uma doação para a entidade.
Além disso, o orçamento pode ser empregado para apresentar um retrato da saúde financeira das instituições, pois ele detalha o plano de aplicação de recursos e gastos e acaba sendo um instrumento estratégico de controle das finanças. Outro ponto importante sobre o orçamento é que ele garante mais transparência, credibilidade e fluidez às entidades do 3° setor, fatores que são relevantes no momento de trabalhar a Captação de Recursos.
No cenário atual, com a crescente competição por recursos entre as organizações do terceiro setor, a profissionalização é um fator que distingue uma entidade da outra. No setor financeiro, a formatação de orçamentos é uma alternativa para atrair o interesse de investidores e comprovar a idoneidade da entidade.
Como fazer orçamentos de entidades do terceiro setor?
O orçamento de uma organização sem fins lucrativos pode ser baseado em um método de contabilidade de caixa. As entidades podem apresentar um orçamento com o detalhamento de gastos e uma projeção de recursos para um determinado período de tempo.
Para atingir um controle mais qualificado, as instituições também podem utilizar métodos orçamentários que estimem variações de arrecadação, despesas extras e investimentos. O ideal é que o orçamento seja uma peça viva dentro da entidade, apontando o planejamento mais adequado e refletindo toda e qualquer modificação no quadro da organização social, como novas campanhas, projetos e esforços para o bem da sociedade.
É recomendável que as entidades do terceiro setor tenham sempre um orçamento projetado para 12 meses, ou seja, que o documento contemple o ano fiscal de janeiro a dezembro. A análise de resultados deve ser executada mensalmente, assim como as possíveis revisões do orçamento.
O acompanhamento mensal é importante para conhecer as variações de gastos e captações de recursos e descobrir quais são os melhores períodos do ano para equilibrar as contas da instituição.
Sugestões para melhorar a gestão do exercício orçamentário
Existem alguns comportamentos básicos esperados dos gestores e contadores das entidades sociais para melhorar o fluxo orçamentário. Em primeiro lugar, é preciso ter de forma bastante clara uma pessoa que seja responsável pela autorização de gastos e pela formulação e atualização do orçamento.
Todos os itens que gerem despesas devem ser colocados no orçamento. Também é fundamental manter registros de todos os gastos e recursos recebidos. A organização da contabilidade é a chave para uma boa administração.
Os profissionais responsáveis devem efetuar análises e revisões orçamentárias mensais e, caso seja necessário, as entidades podem contar com auditorias externas para validar os procedimentos. É importante ter em mente que os recursos arrecadados não pertencem à entidade, mas sim a todos os doadores, comunidades e beneficiários dos programas e campanhas desenvolvidos pela organização.
As entidades do terceiro setor têm a obrigação de produzir orçamentos e documentos de prestação de contas sobre os seus resultados financeiros. O trabalho deve ser feito de forma séria e responsável para evitar problemas e prejuízos.
Uma alternativa bastante confiável e interessante é apostar em ferramentas tecnológicas, softwares de gestão e plataformas que facilitem a inserção e visualização dos dados do orçamento. Contar com o apoio de planilhas também é uma opção indicada para manter a organização dos dados.
O papel estratégico da contabilidade no terceiro setor
A contabilidade é uma área de fundamental importância para as entidades do terceiro setor. Além de garantir a correta prestação de contas, pagamentos de encargos e cumprimento de formalidades legais, esse departamento também é estratégico para a gestão e o planejamento das ações sociais, garantindo mais transparência para a captação e aplicação dos recursos provenientes de terceiros.
Com o uso de ferramentas próprias para a formatação de orçamentos, as entidades sociais ganham em eficiência, confiabilidade diante de possíveis investidores, controle total de suas necessidades financeiras, possibilidades de investimentos e até na ampliação de seu alcance social.