A preparação de orçamentos no Terceiro Setor
Nosso ano está só na metade e, se você não conseguiu organizar a parte financeira, ainda dá tempo de começar agora mesmo para chegar em dezembro com as contas em dia e com tranquilidade para começar 2017. Aliás, você também pode usar nossas dicas para pensar sobre como será o próximo ano de sua instituição, já que a melhor prática é planejar com antecedência.
Criar um orçamento é olhar para o passado e entendê-lo para poder estimar o futuro. Ele é como um guia para a instituição que precisa planejar o que vem à frente e entender a situação financeira atual.
Fazendo suas estimativas cuidadosamente, você tem grandes chances de manter uma organização sem fins lucrativos saudável financeiramente e pronta para os diversos desafios que o terceiro setor tem pela frente.
Veja a seguir quais são os passos para planejar orçamentos e depois o que fazer para não sair da linha ao longo dos meses.
Planejamento financeiro
Para poder oferecer seus serviços a cada vez mais pessoas, as contas do seu projeto precisam ser bem claras quanto a despesas e receitas, para que você saiba quanto pode investir e onde, bem como quanto a transparência e previsibilidade que são esperadas de organizações sem fins lucrativos. Com foco nesses itens, você pode proceder da seguinte forma:
Defina um período do orçamento
Seu orçamento cobrirá seis meses? Um ano? Geralmente os orçamentos cobrem 12 meses. É importante ter em mente esse período para poder planejar mês a mês quais serão as metas da instituição.
Projete os custos para atingir cada uma das metas para o período
Você deve saber quanto custará atingir cada objetivo para ter uma projeção realista de quanto precisa arrecadar ao longo do ano para cobrir esses custos. Além disso, dentro dessas metas devem ser destacadas as prioridades e urgências daquilo que pode ser feito mais adiante caso as contas se apertem ao longo dos meses já planejados.
Estime valores e datas das receitas e das despesas
É importante que você saiba quanto e quando vai receber assim como quanto e quando terá de pagar. Essa previsão também pode ser feita mês a mês, que é a recorrência comum com a qual trabalhamos.
Você pode trabalhar com dois tipos de orçamentos de receitas:
- Orçamento fixo – inclui as receitas que você sabe que serão recebidas e com os quais pode contar para as despesas fixas e variáveis.
- Orçamento esporádico – são as rendas que podem entrar aleatoriamente durante o ano devido a campanhas de doação ou mesmo doações espontâneas.
Da mesma forma, você pode trabalhar com dois tipos de orçamentos de despesas:
- Despesas fixas – inclui as contas mensais, como aluguel, luz, telefone e internet, entre outras, cuja periodicidade já está prevista.
- Despesas esporádicas – inclui despesas com emergências ocasionais, despesas que não estavam previstas e que não têm recorrência fixa.
Compare as estimativas de entradas com as estimativas de saídas
Manter o equilíbrio entre as receitas e despesas não é uma tarefa simples, mas deve ser sempre mantida sob vigilância para evitar surpresas desagradáveis no fechamento das contas. Saber de antemão que as despesas podem superar as receitas dará mais margem para replanejar projetos, para melhorar os meios de arrecadação ou mesmo para diminuir outras despesas.
Acompanhe e atualize as metas de acordo com os custos
É normal que durante o ano algumas coisas se modifiquem e mudem um pouco a rota financeira da instituição. O que não se pode fazer é ter todo o trabalho de criar o orçamento para depois abandoná-lo sem conferir se a organização está dentro das expectativas traçadas ou não. Tenha em mente, porém, de que mudanças e despesas extras devem ser bastante discutidas antes de acontecerem para que não se perca o controle daquilo que foi planejado.
Dicas sobre como controlar o orçamento
Existem pequenas atitudes que fazem grande diferença no dia a dia financeiro das organizações, veja como você pode aplicar algumas delas:
Centralize as compras. Designar pessoas específicas para compras específicas pode resultar em economia quando os responsáveis já conhecem os melhores fornecedores e as quantidades necessárias.
Não gaste agora contando com a receita que virá amanhã. Imagine se você compra algo ou assume algum compromisso, mas seu doador não pode cumprir com o que havia se comprometido? Quem ficará no negativo será a instituição.
Evite categorizar suas despesas de forma vaga. Categorias genéricas de despesas podem fazer a instituição gastar mais dinheiro, uma vez que não se sabe ao certo onde se gasta o dinheiro. Em vez de uma categoria “espaço”, opte por separá-la em itens como “aluguel”, “reparos de mobília”, “itens de higiene” etc.
Revise seu orçamento quantas vezes forem necessárias para acompanhar mudanças inevitáveis nas despesas e nos gastos ao longo do ano.
Evite ter um orçamento para despesas diversas. Novamente: separe suas receitas e gastos por categorias para ter controle do dinheiro. Se precisar ter algum caixa para despesas variadas, limite-o a um valor baixo para não gerar grandes despesas inesperadas.
Não evite “decisões impopulares”. Se você tem iniciativas que consomem mais do que o orçamento pode comportar no momento, é melhor repensá-las cedo do que pagar o preço de procrastinação depois. É difícil cortar totalmente uma iniciativa importante dentro da organização, mas isso também faz parte dos atributos da gestão inteligente de recursos.
Compartilhe o orçamento com os departamentos da instituição. É importante que todos tenham conhecimento e ajudem no planejamento das finanças. Assim, os departamentos também trabalharão para manterem-se dentro das metas.
Comemore o sucesso. Não é fácil manter a linha dentro de orçamentos muitas vezes estreitos dentro de projetos sociais. É importante, por isso, mostrar aos colaboradores que os esforços estão valendo a pena e que realmente funcionam para o bem do projeto. Reconheça isso e mantenha sua equipe motivada!
Conclusão
Como você deve ter visto, os orçamentos são parte importante do planejamento financeiro para ONGs. Esse planejamento precisa ser flexível o suficiente para que não barre o crescimento, mas também não pode ser tão frouxo que a instituição chegue ao fim do período sem saber para onde o dinheiro foi.
Este texto é uma introdução ao assunto para inspirar você que ainda não conseguiu se organizar para traçar a rota do seu projeto. Esperamos que seja útil para você em suas iniciativas. Caso conheça alguém mais que possa gostar deste conteúdo, compartilhe e espalhe a palavra!